7 maneiras para reduzir o tempo de espera do paciente

Você está lutando para atender os pacientes nos horários agendados? Você perde tempo esperando que os pacientes cheguem? Temos algumas maneiras simples de ajudá-lo a manter o horário e reduzir o tempo de espera do paciente.

O tempo de espera do paciente pode parecer uma pequena parte da experiência dele, mas pode ter um efeito poderoso na sua satisfação geral . Uma pesquisa de conselhos de software com mais de 5.000 pacientes encontrou um resultado assombroso, 97% dos entrevistados ficaram frustrados com o tempo de espera no consultório do médico. Praticamente todos têm experiências em perder tempo em um consultório médico.

Felizmente, existem muitas estratégias eficazes para reduzir o tempo de espera dos pacientes. Aqui estão as 7 melhores dicas que encontramos para acelerar a produtividade da sua clínica e manter seus pacientes fora da sala de espera.

7 dicas reduzir o tempo de espera da sua clínica

Reúna as informações do paciente antes da sua marcação agendada.

Esta dica pode parecer lógica, mas sempre há margem para melhorias. A equipe do seu escritório reúne informações sobre o seguro e o histórico do paciente quando marcam uma consulta? As referências e registros de pacientes estão sempre prontos e estão em mãos quando o paciente chega? Os pacientes são solicitados a preencher e/ou enviar todos os formulários necessários antes da sua consulta? Toda essa coleta de dados e papéis leva tempo. Permitir que os pacientes preencham todos os formulários em seu próprio horário e que todos os seus papéis estejam prontos antes que o compromisso evitam atrasos no check-in.

Delegar documentação para outra equipe treinada.

Se você ainda está se ajustando a um novo sistema, ou não tem a velocidade para realizar as tarefas, seu tempo deve ser focado na interação com os pacientes em vez de completar a documentação demorada. Tente implementar um modelo de assistência em equipe onde um assistente clínico assume algumas tarefas de documentações adicionais, como coletar histórico de pacientes, administrar prescrições e ordens de teste, e até mesmo tomar notas durante a visita do paciente. Embora a adoção deste novo fluxo de trabalho possa levar alguns ajustes e treinamento, isso pode ajudar a impedir que você fique atolado em mais tarefas administrativas e garantir que você esteja gastando a maior parte do tempo oferecendo cuidados de alta qualidade aos seus pacientes.

Use mensagens.

Se você usa um sistema, você provavelmente terá acesso a um recurso de mensagens que fornece uma maneira alternativa de comunicar informações importantes aos seus pacientes. Embora você possa pensar em mensagens como “apenas outra coisa para gerenciar”, elas podem realmente aumentar a eficiência do escritório e aumentar a satisfação do paciente. Muitos médicos sabem como mensagens seguras diminuíram o número de chamadas telefônicas recebidas na sua clínica, eliminaram a “etiqueta do telefone” ou problemas para alcançar pacientes em um número de retorno de chamada e permitiram que os médicos e a equipe respondessem rapidamente às consultas do paciente. Como um bônus adicional, seus pacientes vão adorar o aumento do acesso ao seu médico.

Crie uma política para não comparência e atrasos.

Se você ainda não decidiu uma política para lidar com pacientes que não se apresentam ou chegam tarde para seus compromissos, agora é a hora. Defina um limite de tempo para atrasos. Se um paciente tiver mais de 30 minutos de atraso, informe que você precisará reescalonar. Cobrar aos infractores reincidentes uma taxa de cancelamento ou atraso para motivá-los a aparecer no horário. Certifique-se de dar a todos os pacientes um aviso prévio das suas políticas de todas as formas possíveis (folhetos, e-mails, notificações verbais no escritório e no telefone) e considere dar um passe grátis e um aviso durante o período de carência. Enfatize que você está fazendo isso porque você quer reduzir seu tempo de espera.

Elaborar uma pesquisa para identificar as falhas.

Às vezes, é difícil identificar exatamente onde sua programação diária está fora do curso. Tente distribuir uma pesquisa simples que rastreie a linha de tempo de cada paciente, da chegada até a saída. Quanto tempo eles estão esperando na área de recepção ou sala de exames? Lembre-se de usar esta pesquisa em diferentes dias e semanas para obter uma imagem precisa de onde os problemas consistentes estão. Este método também mostra aos seus pacientes que você valoriza seu tempo.

Implementar uma solução para a fila.

As ferramentas para fila são uma ótima maneira de manter os tempos de espera baixos e os pacientes felizes. Sistemas que oferecem tempos de espera projetados e permitem que os pacientes deixem sua equipe saber se eles estão atrasados. Antes de entrarem em uma clínica, os pacientes podem se juntar a uma linha de espera virtual que os atualiza de sua “posição” e lhes permite almoçar ou relaxar em uma cafeteria próxima enquanto eles esperam. Mantendo uma comunicação constante com seus pacientes dá-lhes maior controle sobre seu tempo e ajuda você a gerenciar o fluxo do paciente.

Forneça uma área de recepção confortável.

Às vezes, mesmo usando todos esses truques, podem não ser suficientes para manter os tempos de espera baixos. No mínimo, certifique-se de que sua sala de espera oferece um espaço agradável para seus pacientes. A espera com revistas e assentos confortáveis, oferecendo café e chá de cortesia, e wifi gratuita ou entretenimento de TV, podem contribuir muito para otimizar a satisfação do paciente mesmo quando o tempo de espera não é ideal.

Abandonar os tempos de espera por completo pode ser um objetivo impossível por enquanto, mas cortá-los certamente não é. Lembre-se de que os longos tempos de espera não significam apenas pacientes infelizes, eles são um sinal de que você precisa aumentar a eficiência de sua prática ou arriscar perder receita e pacientes.