Por que as planilhas podem não ser a melhor opção para um consultório?
Muitos gestores de empresas inexperientes ou leigos tendem a achar que as planilhas são a opção mais adequada para a ajudar a tornar as atividades de gestão mais eficientes. Apesar de serem uma ferramenta bastante reconhecida e que têm sim a sua utilidade, as planilhas podem não ser a melhor opção para gerir um consultório odontológico. Quer entender os motivos?
Uso pouco intuitivo
Usar e preencher planilhas não é uma tarefa nada intuitiva. Quem nunca se sentiu perdido ao ver todas aquelas fórmulas e ferramentas, não é? Pessoas com pouca experiência em informática ou que não tenham feito cursos específicos sobre softwares como o Excel ou Calc, dificilmente conseguirão usar todos os recursos de uma planilha da forma mais eficiente.
Além disso, a construção de planilhas realmente úteis é trabalhosa e exige esforço e tempo para atualização e manutenção dos dados, afinal todo o processo deve ser feito manualmente. Algo complicado na rotina sempre cheia de um consultório odontológico, não é?
Falta de segurança das planilhas
A maior parte dos softwares de planilhas são instalados em computador. Apesar disso parecer uma boa ideia, pois evita o uso de papel e não precisa de acesso à internet, pode não ser tão vantajoso assim. O grande problema é que seus dados ficarão vulneráveis a qualquer estrago que aconteça com a máquina, correndo sempre o risco de perder todas as suas informações.
Além disso, a acessibilidade fica comprometida, afinal só é possível acessar as planilhas no computador em que elas estiverem salvas. Assim, você fica impossibilitado de checar dados do consultório quando estiver em casa, por exemplo.
A forma mais inteligente de resolver essas duas questões é salvar sempre seus dados na nuvem, assim eles ficam protegidos de erros que podem acontecer no computador e ficam disponíveis para ser acessados por qualquer dispositivo com acesso à internet, até mesmo no seu celular!
Necessidade de recursos auxiliares
Dificilmente apenas uma planilha será suficiente para fazer toda a gestão de seu consultório odontológico. Para que você consiga englobar todas as operações gerenciais do seu negócio em planilhas, serão necessárias várias abas, o que pode acabar gerando confusão.
Além disso, talvez seja necessário lançar mão de recursos auxiliares, como uma agenda ou um arquivo para guardar a documentação de seus pacientes, afinal, as planilhas não são muito eficientes para esse tipo de tarefa, não é? O problema de espalhar seus dados gerenciais em vários recursos diferentes é que fica bem mais difícil ter uma visão sistêmica e global de tudo o que está acontecendo no seu consultório odontológico.
Outra questão é que faltam nas planilhas recursos que sejam próprios para dentistas, como um odontograma, por exemplo. Afinal, elas são bastante genéricas e será responsabilidade sua adequá-las às necessidades de seu consultório odontológico.
Dificuldade para gerar relatórios
Relatórios completos com os dados mais importantes sobre a sua empresa são fundamentais para uma boa gestão, é através deles que você conseguirá se embasar para a tomada de decisões estratégicas para o sucesso de seu consultório odontológico.
Para isso, é importante ter todos os seus dados e documentações integrados em um só lugar, o que dificilmente será possível com o uso das planilhas.
Além disso, gerar relatórios e fazer cruzamento de dados importantes usando apenas planilhas pode ser um desafio, afinal esse processo deverá ser feito manualmente, o que pode acabar ocasionando erros. Falhas em relatórios gerenciais são muito perigosas, pois podem acabar motivando ações pouco estratégicas para o consultório, por isso, muita atenção!
Deu para perceber que talvez as planilhas não sejam o recurso mais indicado para te ajudar no gerenciamento do consultório, não é? Apesar de existirem algumas vantagens nesse método, existem outros que podem suprir melhor as necessidade da sua empresa e facilitar a sua rotina de dentista, como um software de gestão próprio para consultórios odontológicos. Conheça melhor esse recurso!
