4 passos para acabar de vez com os problemas da sua agenda no consultório odontológico
Já falamos por aqui que a agenda é protagonista na organização do fluxo de atendimentos do cirurgião dentista e, por isso, ela é determinante para a sua rotina de trabalho. Entretanto, problemas com a agenda no consultório odontológico são muito comuns, não é? A maioria dos profissionais do mercado passam por isso e agora é a hora de acabar de vez com esses transtornos.
Nesse post, te ensinamos 4 passos fundamentais que vão te ajudar a driblar problemas com a agenda no consultório odontológico e deixar sua rotina mais produtiva e organizada. Vamos lá?
1. Planejamento da agenda no consultório odontológico
Uma agenda no consultório odontológico sem problemas precisa ser bem planejada, e, no planejamento entram vários aspectos importantes!
Um deles é o número de consultas, que deve ser uniforme, dentro do possível, é claro. A agenda muito vazia ou cheia demais podem ser problemáticas para seu sucesso profissional. A agenda vazia demonstra a necessidade de planejar um orçamento para marketing e divulgação. Já a agenda muito cheia pode gerar atrasos, dificuldades para conseguir horário e sala de espera abarrotada, gerando insatisfação de pacientes. Talvez seja a hora de contratar ajuda, repensar seus horários e priorizar o que mais importa para você.
Se você já tem uma agenda no consultório odontológico bem planejada é importante segui-la. Mas sabemos que isso nem sempre está dentro do seu controle, não é? As faltas de pacientes são um problema comum que compromete bastante o seu planejamento. É importante se esforçar para evitá-las, para isso o ideal é confirmar as consultas, um software de gestão odontológica pode automatizar esse processo.
É muito importante também definir seus horários de trabalho, estipulando o horário de atendimento do primeiro cliente do dia ao último e estimando o tempo de duração de cada consulta. Lembre-se de sempre deixar um intervalo entre elas. Esse intervalo é importantíssimo e já ajuda a contornar um dos problemas mais graves da agenda no consultório odontológico: os atrasos.
2. Chega de Atrasos
Atrasos são problemas clássicos causados pela falta de planejamento. Sabemos que as vezes eles são inevitáveis, mas é possível minimizá-los. O intervalo entre consultas já te ajuda nisso, pois, caso um atendimento dure além do previsto, você já tem esse tempo a mais que funciona como uma margem de erro.
Controle também os atrasos dos pacientes definindo um limite máximo que deve ser equivalente ao intervalo entre consultas e que deve ser avisado com antecedência. Caso o limite seja ultrapassado, remarque a consulta.
Além disso, comprometa-se com sua programação, obedecendo rigorosamente aos seus horários. Usando uma agenda online você tem acesso ao seu planejamento em qualquer lugar através de qualquer dispositivo, assim, até mesmo fora do consultório você já consegue se organizar para seguir tudo à risca.
3. Organização
A agenda no consultório precisa ser bem organizada! Vemos por ai em muitos consultórios aquela mania de anotar as consultas em papéis para depois passar para a agenda, cadastros de pacientes incompletos, informações confusas feitas na pressa… Tudo isso pode acabar gerando uma agenda desorganizada e, consequentemente, uma rotina desorganizada.
Os agendamentos devem ser feitos através de um processo sistemático para que os erros sejam minimizados. Usando uma agenda online, por exemplo, você automatiza esse procedimento, as consultas são anotadas de forma rápida, padronizada e já integradas ao cadastro do paciente.
4. Comunicação com sócios e secretária
Conflitos de horários: um problema super comum da agenda no consultório odontológico e que pode ser resolvido com boa comunicação. É recorrente que clínicas com múltiplos profissionais acabem passando por confusões como duplicidade de horários em um mesmo consultório, trocas equivocadas de paciente ou de profissionais. Isso compromete muito a rotina e pode gerar insatisfação de clientes e até mesmo desentendimentos entre parceiros.
É com uma boa comunicação que essa questão se resolve e a melhor forma de partilhar informações com seus parceiros de forma assertiva é por meio da agenda online. Com ela a secretária e os colaboradores da clínica podem visualizar de forma clara os horários de todos, além disso o próprio sistema impede a marcação de horários duplicados ou conflituosos.
5. Uso das melhores ferramentas
Uma agenda no consultório odontológico inteligente é a ferramenta perfeita para colocar todos esses passos em prática já. Ela te auxilia no planejamento, marcação de consultas, organização da rotina e visualização da sua programação. Garantimos que com ela os problemas da agenda no consultório odontológico serão passado.
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