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Documentação ortodôntica: por quanto tempo preciso guardar?

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Documentação ortodôntica: por quanto tempo preciso guardar?

Uma dúvida comum para muitos dentistas é o tempo correto para manter arquivada a documentação ortodôntica de seus pacientes depois de encerrado o tratamento. Não há legislação específica que verse sobre o tema, como há na área médica, por isso especula-se sobre qual seria o prazo adequado para manter os documentos no consultório.

A grande motivação para arquivar a documentação ortodôntica é garantir a segurança jurídica do cirurgião dentista, frente a possibilidade de conflitos legais com pacientes insatisfeitos com o resultado do tratamento. Apesar de não haver consenso sobre esse tema há algumas diretrizes gerais que podem ser seguidas para se preservar e evitar problemas no futuro.

Quais documentos devem ser guardados? 

A documentação ortodôntica compreende todo o prontuário do paciente: anamnese, odontograma, relatório da evolução clínica do tratamento e de possíveis intercorrências, assim como o contrato de prestação de serviços odontológicos… São muitos papéis e, por isso, há a inconveniência de ter que guardar todo esse volume de arquivos no consultório. 

Vale pontuar que, na verdade, essa documentação é propriedade do paciente, mas é o dentista que deve guardá-la. Lembre-se que o paciente pode requisitar os documentos a qualquer hora, nesse caso é fundamental que ele assine um recibo comprobatório da retirada.

Há, inclusive, quem defenda que a documentação deve ser entregue aos cuidados do paciente e que o dentista poderia guardar apenas o recibo, ocupando bem menos espaço. Entretanto, no caso de um processo, o paciente pode agir de má-fé e não apresentar a documentação caso requerida em juízo, se os dados ali presentes não o favorecerem. 

Prazo de prescrição da ação

A relação entre cirurgião dentista e paciente é considerada relação de consumo e, por isso, deve obedecer as diretrizes do Código de Defesa do Consumidor. O art. 27 dessa norma diz o seguinte: “Prescreve em cinco anos a pretensão à reparação pelos danos causados por fato do produto ou do serviço prevista na Seção II deste Capítulo, iniciando-se a contagem do prazo a partir do conhecimento do dano e de sua autoria.”

Com base nesse excerto, podemos inferir que a partir do momento em que o dano é reconhecido pelo paciente e ele atribui a autoria ao dentistas, ele terá 5 anos para entrar com uma ação que busque a reparação do erro odontológico, caso contrário a ação fica prescrita e não poderá mais ser julgada. 

O problema, nesse caso, é o início da contagem do prazo, que é muito subjetivo! Caso o paciente afirme ter constatado o dano muitos anos após o tratamento, ele ainda terá mais 5 anos para apresentar a ação na justiça. 

Para se precaver e evitar complicações judiciais, a recomendação mais adequada é manter guardada a documentação ortodôntica de seus pacientes por tempo indeterminado. 

Além da questão jurídica, é válido também pontuar que, para fins de identificação criminal, documentos odontológicos podem ser requisitados ao cirurgião dentista a qualquer momento.

Onde guardar a documentação ortodôntica?

Levando em conta que são muitos pacientes, que a documentação ortodôntica é bastante volumosa e que não poderá ser descartada por muitos anos a opção mais adequada para arquivar esses dados importantes é de maneira digitalizada. Dessa forma, eles não ocuparão espaço algum em seu consultório.

Mas, o que acontece se o computador estragar? Para garantir a segurança de seus documentos o ideal não é salvá-los na máquina, mas sim na nuvem. Assim não há risco de perdê-los, eles estarão sempre seguros e disponíveis para você.

Usando um software de gestão odontológica você cria e armazena sua documentação ortodôntica de maneira automatizada, com a segurança do armazenamento em nuvem e sem ocupar espaço algum no consultório. 

Esperamos que esse artigo tenha sido útil para você! Aqui no blog compartilhamos regularmente conteúdos relevantes para impulsionar a carreira de dentistas em todo o Brasil. Acompanhe!